Følgende er Grundejerforeningen Gunilshøj Vest erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger.

Foreningens dataansvarlige er Grundejerforeningen Gunilshøj Vest bestyrelse. Kontaktpersonen for persondataforordningen er formanden for bestyrelsen.

Kontaktoplysninger fremgår af Grundejerforeningen Gunilshøj Vest hjemmeside under ”Bestyrelse”.

Fortegnelse
Grundejerforeningen Gunilshøj Vest er som dataansvarlig forpligtiget til at beskytte personoplysninger i forbindelse med medlemskab af Grundejerforeningen Gunilshøj Vest.

Grundejerforeningen Gunilshøj Vest behandler personoplysninger om det enkelte medlem i henhold til denne persondataforordning.

Foreningen behandler kun almindelige personoplysninger for at kunne opfylde foreningsrelaterede formål.

Kategorier af registrerede, er medlemmer af Grundejerforeningen Gunilshøj Vest.

Foreningen behandler følgende personoplysninger i form af;

  • Fornavn
  • Efternavn
  • Adresse
  • Postnr.
  • By
  • Mobilnummer
  • E-mailadresse
  • Medlemstype

Oplysningerne indsamles på følgende måder:

  • Når et nyt medlem via foreningens hjemmeside indmelder sig i Grundejerforeningen Gunilshøj Vest
  • Når medlemmet henvender sig til bestyrelsen via e-mail
  • Når en ejendomsmægler henvender sig for at få oplyst om eventuelle restancer

Billeder der lægges ud på Grundejerforeningen Gunilshøj Vest hjemmeside betragtes som situationsbilleder, som viser en aktivitet eller en situation i foreningens interesse. Foreningens politik er derfor, at sådanne billeder vil blive offentliggjort uden indhentelse af tilladelse. Et medlem kan til enhver tid anmode om, at få et sådan situationsbillede slettet, da den eller de personer, der er afbilledet ikke må føle sig udstillet, udnyttet eller krænket.

Videregivelse af personoplysninger
Foreningen videregiver ikke almindelige personoplysninger, medmindre;

  • Det er påkrævet ifølge loven, kommer fra en domstolsafgørelse, eller gældende lovgivning
  • Der er tale om aftalte oplysninger, af kategorien almindelige personoplysninger, med medlemmet for kontakt af trediepart i forbindelse med henvendelse eller sagshåndtering af fejl, mangler eller anden administration indenfor grundejerforeningens ansvarsområde.

Privatlivspolitik
Personoplysningerne behandles for at grundejerforeningens bestyrelse kan drive foreningen, samt for at kunne opfylde krav fra vedtægterne og andre regelsæt gældende for foreningen, og dermed med det formål at kunne:

  • Indkalde til møder, aktiviteter, arrangementer og forsamling
  • Udsende nyhedsbreve, referater, samt anden vigtig information
  • Opkræve og registrere kontingentopkrævning
  • Efterleve foreningens kontraktlige forpligtigelser, samt overholdelse af regnskabslovgivningen
  • Besvare konkrete henvendelser fra det enkelte medlem
  • Udføre behandling i henhold til lovkrav

Foreningen behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser, som opfyldelse af medlemspligter og medlemsrettigheder i henhold til foreningens pligter (vedtægter, m.v.), kontingenthåndtering inkl. restance og evt. retslig inkasso.

Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i Regnskabslovgivningen opbevares de almindelige personoplysninger i en periode i op til 5 år efter udmeldelse af foreningen, og slettes, når de ikke længere er nødvendige.

Opbevaring af personoplysninger
Foreningen opbevarer personoplysningerne på følgende placeringer:
Et centralt webbaseret administrationssystem, der omfatter medlemsregister (database), økonomi, kommunikation og dokumenter, leveret og hosted af et dansk firma.

Adgang til personoplysninger
I Grundejerforeningen Gunilshøj Vest er det udelukkende medlemmer af bestyrelsen som har adgang til personoplysninger.
Bestyrelsens medlemmer vil dog have sine personlige oplysninger, såsom adresse, telefonnummer, mailadresse og evt. billede, offentligt på foreningens hjemmeside, hvilket det enkelte bestyrelsesmedlem accepterer ved indtrædelse i bestyrelsen.

Sikkerhed
Hvis der opdages brud på datasikkerheden eller hvis personoplysninger på anden vis er blevet stjålet, kompromitteret eller hacket, vil Datatilsynet og evt. politi blive kontaktet.

IT systemer
Databeskyttelse tænkes ind når der købes nye it-systemer eller ændres på de nuværende. Foreningen er opmærksom på, at systemet skal bidrage til;

  • At foreningen ikke indsamler flere oplysninger end nødvendigt
  • At foreningen ikke opbevarer oplysningerne længere end nødvendigt.
  • At foreningen ikke anvender oplysningerne til andre formål, end de formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til

Databehandleraftale
Foreningen har indgået en databehandleraftale med den leverandør, som behandler personoplysninger på foreningens vegne.

Medlemmernes rettigheder
Medlemmer har en række rettigheder, som skal styrke den enkeltes retsstilling. De vigtigste rettigheder, som nævnes i forordningen er:

  • Retten til at modtage oplysning om en behandling af sine personoplysninger (oplysningspligt).
  • Retten til at få indsigt i sine personoplysninger (indsigtsret).
  • Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget (retten til berigtigelse).
  • Retten til at få sine personoplysninger slettet (retten til at blive glemt).
  • Retten til at gøre indsigelse mod, at personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
  • Retten til at gøre indsigelse mod automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering.
  • Retten til at flytte sine personoplysninger (dataportabilitet).

Det enkelte medlem kan gøre brug af sine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at henvende sig til foreningens dataansvarlige.

Behandling af indsigelse og sletning af data
Hvis den dataansvarlige modtager en henvendelse med en anmodning om at få rettet eller slettet personoplysninger, undersøger foreningen, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald de nødvendige ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Ønsker medlemmet at klage over behandlingen af personoplysninger, er der mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet.

Af vedtægtsmæssige årsager og for dokumentation af historik, gemmes data omkring bestyrelsens referater (generalforsamling, regelsæt, vedtægter, m.m.) i digital form, hos grundejerforeningens databehandler, som har ansvaret for driften af administrationssystem. Data slettes ikke.

Samtykke fra medlemmer
Grundejerforeningen udsender e-nyhedsbreve og kontingentopkrævning på e-mail til medlemmer som har oplyst en e-mailadresse.

Det enkelte medlem kan til enhver tid framelde sig modtagelse af e-nyhedsbreve. Framelding sker ved at klikke på frameldingslinket i bunden af e-nyhedsbrevet. En evt. framelding af e-nyhedsbreve, har ingen indflydelse på modtagelsen af kontingentopkrævning via e-mail.

Framelding af e-nyhedsbreve og SMS servicemeddelelser betyder, at medlemmet ikke vil modtage nyhedsinformation pr. brev. De fleste nyheder vil blive publiceret på foreningens hjemmeside.

Ændring af persondataforordningen
Foreningens bestyrelse forbeholder sig ret til at foretage ændringer i privatlivspolitikken uden varsel.

Den til enhver tid gældende persondataforordning og privatlivspolitik er tilgængelig på Grundejerforeningen Gunilshøj Vest hjemmeside, mærket med dato for seneste revision. Ved væsentlige ændringer vil det enkelte medlem modtage information om ændringen.

Skulle der være spørgsmål til persondataforordningen eller de personoplysninger som indsamles og behandles, er man velkommen til at kontakte bestyrelsen eller den dataansvarlige kontaktperson.

Revision 1.0.0 januar 2026